Mitarbeiter Self Service

Mehr als 70 Prozent aller Unternehmen und Behörden versenden Gehaltsabrechnungen noch per Post an ihre Mitarbeiter. Der immense Kosten- und Verwaltungsaufwand widerspricht jeglicher Digitalisierungsstrategie: Entgeltnachweise werden elektronisch erstellt und verwaltet – und dann auf eine unnötige analoge Reise geschickt. Monat für Monat wird gedruckt, kuvertiert und per Post versendet, als gäbe es kein Kostenlimit.

Jetzt greift die Deutsche Post noch tiefer in die Unternehmenskasse, denn seit dem 01. Juli 2019 ist das Versenden von Briefen mit 80 Cent (statt 70 Cent) deutlich teurer.

SINNLOSE ANALOGE KOSTEN
Schon jetzt kosten Druck, Handling und Versand einer papiergebundenen Abrechnung bis zu 1,80 Euro. Im Digitalzeitalter sind das gewissermaßen „Rück-Transformationskosten“ ins Analoge. Sinnlose noch dazu, da Abrechnungen aller Art in diversen Branchen bereits seit Jahren elektronisch erstellt und verschickt werden. Erst langsam setzt sich im Personalwesen die Erkenntnis durch, dass man Abrechnungen eigentlich genauso zum Empfänger bringen könnte, wie das Banken, Mobilfunkanbieter und Energieversorger schon seit fast zwei Jahrzehnten tun: digital.

DIGITAL SPART
Der digitale Weg ist schlichtweg effizient. Es spart Geld. Bis zu 75 Prozent der Kosten können Unternehmen mit dem elektronischen Versand von Lohndokumenten einsparen: nämlich die für Papier, Porto, Kuverts, Druck und manuelle Ressourcen.

SICHER UND KOMFORTABEL
Deutschlands Arbeitnehmer sind sensibilisiert für den Datenschutz und schätzen Diskretion beim Thema Einkommen. Der elektronische Versand von Lohndokumenten erfordert eine durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Datenübertragung. Ein Kennwortschutz und eine digitale Signatur sorgen zusätzlich dafür, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf der sicheren Seite sind.

Mittels eines Internet-Portals bekommt jeder Mitarbeitende unserer Kunden die Möglichkeit, alle aus der Entgeltabrechnung produzierten Dokumente online zu beziehen. Dies sind vor allem die Gehaltsmitteilung, die Bescheinigung der Meldungen zur Sozialversicherung und der betrieblichen Zusatzversorgung sowie die jährliche Lohnsteuerbescheinigung.
Weitere individuelle Bescheinigungen werden ebenfalls online zur Verfügung gestellt. Als Zugangsvoraussetzung für das gesicherte Internet-Portal stellt der Mitarbeitende lediglich eine eigene (private oder dienstliche) gültige E-Mailadresse zur Verfügung. Ein Zugang ohne eigene E-Mailadresse ist auch möglich. Auf Wunsch des Kunden steht für den jeweiligen Account auch das 2FA-Verfahren zur Verfügung.

Portokosten und manueller Bearbeitungs- und Verteilungsaufwand gehören für die Einrichtung damit der Vergangenheit an.

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